Правила хранения договоров с поставщиками / Заказчикам

Правила хранения договоров с поставщиками

Документы разделяют на текущее и архивное хранение:

• При текущем хранении документы находятся в оперативном доступе до окончания исполнения договора или до завершения спорных разбирательств. Обычно это возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
• В архивное хранение документы передаются, когда исполнение всех обязательств окончено и все споры разрешены. Архив необходим на случай проведения внешних или внутренних проверок. Сроки хранения в архиве определены приказом Росархива № 236.

📂 360-ФЗ внес изменения в ч. 15 ст. 4 44-ФЗ, согласно которым с 1 января 2022 года все документы по закупкам 44-ФЗ должны храниться 6 лет.

Требования не распространяются на договоры, размещенные в ЕИС или на электронной площадке. Хранить придется в том числе документы, собранные при определении НМЦК, кроме обоснований в рамках ч. 4 ст. 93 44-ФЗ.

Приказ Росархива № 236 содержит несколько десятков наименований соглашений и сроки их хранения. При сравнении двух нормативов — 44-ФЗ и приказа № 236 — заказчик выбирает порядок, описанный в 44-ФЗ.

За нарушение правил и сроков хранения предусмотрены штрафы по ст. 13.20 КоАП:

• На физических лиц  в размере от 1000 до 3000 ₽
• На должностных лиц в размере от 3000 до 5000 ₽ 
• На юридических лиц в размере от 5000 до 10 000 ₽.