Регламент проверки контрагента в компании

Рассказываем, по каким причинам важно разработать внутренний документ проверки контрагента.

Соблюдение коммерческой осмотрительности необходимо при выборе контрагента, чтобы исключить риски и собрать доказательную базу, подтверждающую невиновность налогоплательщика в уклонении от уплаты налогов.

Из анализа ст. 54.1 НК РФ следует, что искажение сведений и отсутствие доказательств добросовестности действий при выборе контрагента налоговая служба будет рассматривать как умышленное действие налогоплательщика и откажет в праве на учет понесенных расходов. Чтобы увеличить свои шансы на победу в споре с ФНС и защитить налоговые вычеты компании, стоит принять и исполнять специальный акт.

Положение о проверке контрагента – это внутренний документ, который регламентирует проверку каждого контрагента с целью реализации на практике коммерческой осмотрительности.

Причины, по которым важно разработать Положение компании

• Исключение финансовых потерь (штрафы, пени, уплата недоимки)

В случае претензий налоговой о непроявлении коммерческой осмотрительности руководитель или бухгалтер могут ссылаться на наличие документа на допросах при даче пояснений ФНС.

• Исключение недобросовестных контрагентов

Следование регламенту позволит снизить количество сделок с ненадежными партнерами. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с процедурой проверки и тщательно ей следовать.

Во-первых, детальное изучение информации о партнерах до сделки поможет выявить фирмы-однодневки, “технические компании”, мошенников.

Во-вторых, сотрудники могут быть взаимозависимы с потенциальным контрагентом и заключить договор в личных целях на невыгодных условиях для компании. Подобные ситуации можно пресечь заранее.

• Снижение рисков отказа по банковским операциям

Следует обратить внимание на Федеральный закон от 07.08.2001 №115-ФЗ “О противодействии легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем”. Проверка контрагента по регламенту снижает риск негативных последствий.

• Снизить риски привлечения к уголовной ответственности руководителя, главного бухгалтера организации по ст.199 УК РФ

Их могут привлечь к субсидиарной ответственности по долгам организации. Разработка и применение Положения о проверке контрагента будет доказательством отсутствия умысла на совершение противоправных действий, поскольку за отбор и проверку контрагентов отвечали иные сотрудники.

По этим причинам данный документ должен быть разработан и применим в каждой компании. Это поможет организации и руководству избежать многих проблем.

В данном регламенте стоит подробно прописать:

• процесс отбора и проверки контрагента
• критерии его благонадежности
• сроки проверки
• перечень документов, которые необходимо представить контрагенту, порядок их сбора и хранения
• назначить лиц, ответственных за выполнение проверочных процедур

Прописанный алгоритм проверки компаний перед сделкой ускорит сбор и анализ сведений.

В следующей статье рассмотрим, как составить регламент в соответствии со спецификой работы компании.

На страже ваших интересов.
Команда Seldon.Basis

Источник: Basis