Seldon.Doc: Как построить тендерный отдел

Работа в тендерном отделе выстраивается в зависимости от количества участий в торгах и сложности подготовки документации.

По мере развития тендерного отдела, от его создания до формирования в целое значимое направления, такое как тендерные продажи с десятками сотрудников, каждый раз встаёт вопрос – как повысить эффективность тендерных продаж и как организовать управление тендерным отделом.

Без применения специальных программных решений невозможно добиться максимальной эффективности работы тендерного отдела.

Рассмотрим различные варианты построения работы с тендерами с использованием системы CRM для тендерного отдела.

Минимальный объем отдела

Как правило, он включает руководителя, а также от 2 до 5 сотрудников. Чаще всего в таких отделах сотрудники сами себе находят закупки, готовят документы и участвуют в тендере.

Для такого тендерного отдела CRM решает следующие задачи:

• Контроль каждой закупки, оповещения о событиях с торгами
• Исключение пересечений в работе с процедурами
• Удобное делегирование задач, согласование и передача документов
• Оперативная передача работы другим менеджерам, например, на время отпуска и при любых других обстоятельствах

Средний объем отдела

Он насчитывает от 5 до 10 человек. Такой отдел нуждается в руководителе или координаторе по поиску и распределению закупок между сотрудниками. Иногда эту функцию исполняет руководитель. Наиболее популярные критерии распределения – по регионам, конкретным заказчикам, направлениям деятельности или товарной группе.

Сотрудники осуществляют полный цикл закупки: от подготовки документов, до подписания контракта.

В таком варианте, CRM выполняет для отдела следующие функции:

• Экономия времени на взаимодействии между координатором и сотрудниками: вся переписка и обмен файлами осуществляется в одной системе
• Отсутствие «человеческого фактора» и избежание ошибок, что способствует росту КПД тендерного отдела
• Контроль и оценка эффективности работы как всего отдела, так и отдельных сотрудников в режиме онлайн

Кроме того, у руководства появляется возможность автоматически получать оповещения по важным процедурам и оперативно реагировать на изменения.

Большой объем отдела

Максимальный уровень развития направления тендерных продаж – это филиальная сеть со своими руководителями.

Например, головной офис компании находится в Москве. Он включает руководителя отдела и юристов, вовлеченных в подготовку и согласование документации. В других городах есть филиалы компании со своими тендерными продажами – Нижний Новгород, Краснодар, Омск, Владивосток. Схема работы в таком случае может выглядеть так:

В этом случае без CRM системы для тендерного отдела не обойтись, она обеспечит полный контроль и автоматизацию процессов, поможет выявить проблемные места и точки роста. Благодаря этому все филиалы будут постоянно снабжены тендерами. Не будет простоя из-за отсутствия задач.

При этом:

• Руководитель тендерного отдела в режиме онлайн видит и контролирует работу каждого филиала, при этом, менеджмент в филиалах держит все под контролем на своем уровне
• Координатор помогает с назначением тендеров по филиалам. Эта функция может совмещаться с автоматическим распределением тендеров по сотрудникам в филиалах
• Юрист оказывает оперативную поддержку, благодаря возможности согласования и передачи документов внутри системы

Мы с вами рассмотрели 3 этапа развития тендерного отдела с разными принципами построения работы.

В зависимости от сферы деятельности компании могут применяться другие подходы. Например, разделение труда, когда одни сотрудники ответственны за поиск, другие за просчет и анализ, а остальные за подготовку документов, подачу заявок и процесс участия.

Автоматизируйте тендерные задачи с помощью CRM-системы!

На связи!
Команда Seldon.Doc

Источник: Seldon.Doc