Все для эффективного участия в торгах
Получить бесплатный доступ
или
заказать обратный звонок
Решения, позволяющие выигрывать тендеры
и экономить Ваше время!

Как построить тендерный отдел | Seldon.Doc

Главная \ Новости \ Seldon.Doc: Как построить тендерный отдел
← Предыдущая Следующая →
Seldon.Doc: Как построить тендерный отдел

Как построить тендерный отдел

Работа в тендерном отделе выстраивается в зависимости от количества участий в торгах и сложности подготовки документации.

По мере развития тендерного отдела, от его создания до формирования в целое значимое направления, такое как тендерные продажи с десятками сотрудников, каждый раз встаёт вопрос – как повысить эффективность тендерных продаж и как организовать управление тендерным отделом.

Без применения специальных программных решений невозможно добиться максимальной эффективности работы тендерного отдела.

Рассмотрим различные варианты построения работы с тендерами с использованием системы CRM для тендерного отдела.

Минимальный объем отдела

Как построить тендерный отдел

Как правило, он включает руководителя, а также от 2 до 5 сотрудников. Чаще всего в таких отделах сотрудники сами себе находят закупки, готовят документы и участвуют в тендере.

Для такого тендерного отдела CRM решает следующие задачи:

  • Контроль каждой закупки, оповещения о событиях с торгами
  • Исключение пересечений в работе с процедурами
  • Удобное делегирование задач, согласование и передача документов
  • Оперативная передача работы другим менеджерам, например, на время отпуска и при любых других обстоятельствах

Средний объем отдела

Он насчитывает от 5 до 10 человек. Такой отдел нуждается в руководителе или координаторе по поиску и распределению закупок между сотрудниками. Иногда эту функцию исполняет руководитель. Наиболее популярные критерии распределения – по регионам, конкретным заказчикам, направлениям деятельности или товарной группе.

Сотрудники осуществляют полный цикл закупки: от подготовки документов, до подписания контракта.

Как построить тендерный отдел

В таком варианте, CRM выполняет для отдела следующие функции:

  • Экономия времени на взаимодействии между координатором и сотрудниками: вся переписка и обмен файлами осуществляется в одной системе
  • Отсутствие «человеческого фактора» и избежание ошибок, что способствует росту КПД тендерного отдела
  • Контроль и оценка эффективности работы как всего отдела, так и отдельных сотрудников в режиме онлайн

Кроме того, у руководства появляется возможность автоматически получать оповещения по важным процедурам и оперативно реагировать на изменения.

Большой объем отдела

Максимальный уровень развития направления тендерных продаж – это филиальная сеть со своими руководителями.

Например, головной офис компании находится в Москве. Он включает руководителя отдела и юристов, вовлеченных в подготовку и согласование документации. В других городах есть филиалы компании со своими тендерными продажами – Нижний Новгород, Краснодар, Омск, Владивосток. Схема работы в таком случае может выглядеть так:

Как построить тендерный отдел

В этом случае без CRM системы для тендерного отдела не обойтись, она обеспечит полный контроль и автоматизацию процессов, поможет выявить проблемные места и точки роста. Благодаря этому все филиалы будут постоянно снабжены тендерами. Не будет простоя из-за отсутствия задач.

При этом:

  • Руководитель тендерного отдела в режиме онлайн видит и контролирует работу каждого филиала, при этом, менеджмент в филиалах держит все под контролем на своем уровне
  • Координатор помогает с назначением тендеров по филиалам. Эта функция может совмещаться с автоматическим распределением тендеров по сотрудникам в филиалах
  • Юрист оказывает оперативную поддержку, благодаря возможности согласования и передачи документов внутри системы

Мы с вами рассмотрели 3 этапа развития тендерного отдела с разными принципами построения работы.

В зависимости от сферы деятельности компании могут применяться другие подходы. Например, разделение труда, когда одни сотрудники ответственны за поиск, другие за просчет и анализ, а остальные за подготовку документов, подачу заявок и процесс участия.

Автоматизируйте тендерные задачи с помощью CRM-системы!

На связи!
Команда Seldon.Doc


Источник: Seldon.Doc

Теги: Обновления Seldon.Doc Статьи
Получить бесплатный пробный доступ
на любой продукт компании Seldon
Seldon 1.7 логотип (белый) Seldon Basis логотип (белый) Seldon Pro логотип (белый) Seldon Price логотип (белый) Seldon Doc логотип (белый)
Продуктовая линейка
Ознакомьтесь с описанием продуктов Seldon
Напишите нам
© 2008 - 2021
Официальный представитель Seldon в России
Ваши данные конфиденциальны и служат только для связи с менеджером
Лицензии

Карта сайта

Политика конфиденциальности