Seldon.Doc: Сервис для автоматизации тендерных процессов | Блог

Seldon.Doc: Сервис для автоматизации тендерных процессов

Для кого? Чем полезен? Как настроить сервис?

Seldon.Doc позволяет организовать и автоматизировать работу тендерного отдела. Он эффективен для компаний, которые регулярно участвуют в закупках, имеют развитую филиальную сеть и ведут отчетность. Сервис является по сути CRM-системой, но отличается наличием специализированных функций для совместной работы с закупками.

Чем полезен?

Seldon.Doc автоматически распределяет тендеры между сотрудниками по множеству критериев, таких как регионы организатора/заказчика, цена, способ проведения, тип закупки и многим другим. 

Продвинутая система уведомлений сообщает о найденных тендерах, действиях других пользователей, напоминает о необходимости подать заявку, информирует об изменениях, внесенных заказчиком в уже опубликованных торгах.

Все это позволяет отслеживать актуальный статус тендера, повышает оперативность и качество принимаемых решений, что, в конечном счете, помогает наилучшим образом подготовиться к участию в тендере. 

Кроме того, система накапливает данные по участиям и позволяет формировать статистику с результатами в виде аналитических отчетов. С их помощью можно оценить эффективность работы сотрудника или целого подразделения, выявить проблемные зоны, найти точки роста и значительно увеличить конверсию тендерных продаж.

Два основных раздела системы — это «Тендеры» и «Аналитика». 

Тендеры

Просматривайте в этом разделе список добавленных лотов:

Список состоит из элементов — так называемых «сниппетов». Они позволяют увидеть основную информацию о тендере:

• Наименование лота и закупки
• Тип и способ проведения
• Заказчика и организатора
• Сроки проведения
• Текущий статус и ответственного
• И другие параметры

Клик по наименованию лота открывает карточку тендера:

На странице ниже находятся 4 вкладки: история изменений, документы, параметры тендера, участники.

Смена статуса и ответственного по тендеру, добавление комментария, прикрепление документа отображаются во вкладке «История изменений»:

В соседней вкладке можно обмениваться документами – прикрепить к тендеру свои файлы или скачать загруженные другими пользователями.

Во вкладке «Параметры тендера» можно заполнить специальные шаблоны с атрибутами тендера, например, добавить дату окончания контракта или выбрать услугу из выпадающего списка:

Необходимые формы создаются при первоначальной настройке контура и могут быть изменены модератором системы.

Вкладка «Участники тендера» предназначена для работы с результатами закупочных процедур. Участников можно загрузить из протокола или добавить вручную.

Списки можно редактировать, например, указать победителей, зафиксировать факт недопуска или уточнить ценовое предложение:

Аналитика

В разделе «Аналитика» можно строить аналитические отчеты – диаграммы и графики. С их помощью удобно контролировать закупочную деятельность.

Например, отчет «Воронка продаж» поможет оценить конверсию — увидеть, сколько тендеров найдено и взято в работу, в скольких удалось принять участие и победить:

Вы можете анализировать объем продаж в динамике, причины неучастия и другие показатели. Они могут отображаться как по конкретным сотрудникам так и по целым подразделениям. Можно задавать различные интервалы по датам и цене. Используйте для этого фильтры.

Доступ в раздел гибко настраивается, что дает возможность получать разную аналитику руководителям и тендерным специалистам-исполнителям. 

Аналитические отчеты и списки тендеров можно выгружать в формате Excel-файла. 

Настройка системы

Настройки системы можно разделить на две категории. 

Первые подразумевают глобальную кастомизацию контура организации под ее бизнес-процессы, вторые - управляют предпочтениями конкретного пользователя. 

Конфигурирование контура осуществляется командой поддержки Seldon. 

При этом настраиваются:

• Фильтры для поиска тендеров
• Расписание добавления закупок в систему
• Иерархия пользователей, их роли и принадлежность к подразделениям компании
• Критерии распределения для правильной маршрутизации тендеров на сотрудников с учетом их зоны ответственности
• Автоматическое удаление тендеров
• Доступ к просмотру с учетом возможной иерархии подчинения сотрудников
• Оповещения
• Шаблоны для заполнения «Параметров тендера»
• Аналитические отчеты и другие параметры

Пользовательские настройки главного меню включают управление правилами распределения сотрудника и персональными уведомлениями. Все для вашего удобства. 

Попробуйте Seldon.Doc — сервис, который повысит эффективность вашего участия в закупках.

Автоматизируйте, изучайте.
Команда Seldon.Doc

Источник: Doc