Тендерный отдел: как все устроено? Статья Seldon.

Тендерный отдел: как все устроено?

Какие функции выполняет тендерный отдел и когда в нем есть необходимость? Об этом — в статье Seldon.

Тендерный отдел — внутреннее подразделение компании, которое занимается организацией участия в торгах: начиная с анализа рынка и поиска тендеров и заканчивая подписанием контракта. Чем активнее тендерная деятельность организации, тем больший тендерный отдел ей требуется. 

Разберем основные функции тендерного специалиста. В спектр его обязанностей входит:

• Анализ рынка, в том числе:
• Динамики закупок, их сезонности.
• Активности конкуренты: кто они, в каких тендерах участвуют, на каких условиях побеждают.
• Поиск тендеров для участия (вручную или с использованием сервисов-агрегаторов).
• Анализ целесообразности участия в закупке.
• Получение ЭЦП — подготовка документов, установка специального программного обеспечения и прочее.
• Аккредитация, регистрация на электронных торговых площадках.
• Подготовка тендерной документации и подача заявки в обозначенные сроки.
• Получение при необходимости выписок/ справок из уполномоченных служб.
• Взаимодействие с финансовыми организациями (для обеспечения заявки, контракта).
• Взаимодействие с заказчиками (подготовка запроса разъяснений, переговоры в период планирования закупок и пр.).
• Непосредственно сам процесс участия в торгах.
• Взаимодействие с гос органами надзора в области госзакупок. Например, при подаче жалобы, исков на заказчика, представление интересов компании в ФАС или в суде.
• Отслеживание изменений по тендерам, в которых компания участвует
• Заключение контрактов.
• Мониторинг изменений в законодательстве (новостные порталы, регулярное обучение).
• Подготовка отчетов о ходе выполнения контрактов и иной тендерной отчетности.

Если развитие тендерного направления — приоритетная задача компании, начните с найма тендерных специалистов. Важно, чтобы они занимались только профильными задачами, а не совмещали их с нагрузкой других отделов (распространены ситуации, когда тендерами в небольшой компании занимается юрист или бухгалтер).

Для создания комфортной и прозрачной рабочей среды рекомендуем использовать тендерные IT-сервисы. Например, Seldon.Doc позволит автоматизировать тендерные процессы: упростит поиск, мониторинг и маршрутизацию процедур, эффективно организует работу с ними.. В сервисе будут доступны оповещения об изменениях, он позволяет обмениваться документами, комментировать этапы и контролировать статусы. Руководитель будет получать сводную аналитику по каждому сотруднику/группе/отделу в любой момент времени, не задействуя дополнительные ресурсы. CRM для тендерного отдела позволит определить причины отказов от участия, отклонения заявок и многое другое.

Компания Seldon желает вам успешного участия в торгах и всегда готова проконсультировать по вопросам развития тендерного отдела!