Топ 6 проблем тендерного специалиста

Топ-6 проблем тендерного специалиста

Seldon более 13 лет работает со специалистами тендерных отделов разных компаний. Мы решили объединить наш опыт, практику клиентов и советы экспертов в сфере госзаказа и поделиться вариантами решения наиболее актуальных тендерных задач.

Разберем популярные ситуации, с которыми сталкивается каждый тендерный специалист, и дадим рекомендации.

1.Чрезмерные/ сложные/ непонятные требования в закупке

Всегда можно попробовать обжаловать решения или чрезмерные требования заказчиков в ФАС. При этом не стоит спешить с подачей жалоб - начните с запроса разъяснений. Так вы получите недостающую информацию, потратив меньше времени.

2.Несколько торгов за день

Возможно ли такое, если штат сотрудников невелик? Стоит ли отказываться от выгодного контракта, если совпали даты проведения торгов? 

Для работы с большим объемом торгов максимально автоматизируйте работу тендерного отдела. В этом поможет введение стандартов работы (шаблоны, подготовленные спецификации и др. материалы в зависимости от вашей сферы деятельности), а также четкое распределение ответственности между сотрудниками на каждом этапе. 

Большую помощь в этом оказывают сервисы автоматизации тендерных процессов. Внедрение IT-решений сделает работу эффективнее и покажет руководству новые возможности развития бизнеса.

3.Постоянные изменения в законодательстве, новые постановления Правительства, меняющие порядок участия в торгах

Законодательство постоянно дорабатывается, и ошибка может обернуться потерей не только контракта, но и деловой репутации. Именно поэтому начинающему тендерному специалисту необходим полноценный курс обучения, а опытному — регулярное  повышение квалификации. Полезны будут подписки на правовые ресурсы и новостные каналы.

4.Сложность поиска подходящих торгов, пропуск тендеров

Проблемы поиска процедур по конкретной тематике в основном возникают по следующим причинам:

• Несовершенство системы поиска в ЕИС. 
• Многообразие источников с информацией о торгах (федеральные и коммерческие ЭТП, сайты компаний и др.). Подробнее о коммерческих площадках читайте в нашей статье. 
• Ограниченный функционал ряда сервисов-агрегаторов. Большинство сервисов предоставляют информацию с ЕИС и ограниченного количества ЭТП (несколько десятков площадок, в то время как их несколько сотен). 
• Сложность предметного поиска: узкая сфера деятельности; разрозненность в названиях; сложные составные поисковые запросы; необходимость глубокого поиска по документации, поиск по классификаторам (в том числе ОКДП2) и другие особенности. Эффективные методы поиска торгов мы разбирали в отдельной статье.

Используйте крупные агрегаторы данных, которые содержат информацию не только о государственных, но и о коммерческих торгах, предлагают расширенные возможности поиска и аналитики процедур для участия.

5.Технические неполадки во время торгов

Заранее настройте ПК для работы на электронной торговой площадке, обеспечьте бесперебойное подключение к интернету. Во избежание технических сложностей в ходе торгов рекомендуем иметь 2 заранее настроенных ПК.

Некоторые ЭТП позволяют использовать «роботов». Это механизмы, от имени клиента ведущие торги до заранее заданного ценового предложения. Ознакомьтесь с такой возможностью заранее.

Рекомендуем иметь дубликат ЭЦП. Если носитель с подписью некстати сломается или потеряется, участвовать в торгах не получится. Подробнее о получении подписи мы уже рассказывали в другом материале.

6.Ошибки в тендерной документации

Рекомендуем ввести правило — всегда проверять тендерную документацию. Лучше, если это будут делать несколько ответственных сотрудников.

Подготовьте шаблоны — набор критериев, по которым необходимо проверять документы. Не забывайте про проверку печатного текста, грамматики и орфографии.

Если столкнулись с витиеватыми или необоснованными формулировками и требованиями заказчика, направляйте запрос на разъяснение.

Остались вопросы о том, как повысить эффективность работы тендерного отдела? Мы готовы помочь, напишите нам на mail@seldongroup.ru