Хранение документов по закупкам

Архивировать закупочные документы рекомендуется всем заказчикам. Благодаря этому можно быстро найти нужный документ, когда придет проверка. За непредставление запрошенных документов предусмотрен штраф.

Организацией хранения занимается контрактная служба. Основной срок хранения составляет 6 лет с момента начала закупки.

📜 Как хранить бумажные документы?

Каждый заказчик определяет формат хранения исходя из возможностей своего помещения. Можно воспользоваться правилами хранения из приказа Минкультуры № 526. Главное сохранить документы в безопасности, не потерять и не допустить кражи. Чтобы к концу срока хранения они оставались такими же читаемыми, как изначально.

📂 Как хранить электронные документы?

Оператор ЭТП обеспечивает сохранность и достоверность информации, подписанной электронной подписью, которую размещают на электронной площадке или специализированной электронной площадке в течение 10 лет на серверах на территории России. Можно дополнительно организовать хранение у себя также в электронном виде (распечатывать не нужно). Например, хранить электронные документы на флешках/жестких дисках, в облачном хранилище, на отдельном компьютере или сервере.